Project Managment หรือ การจัดการโครงการ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญของธุรกิจ ลองนึกภาพดูว่าหากเริ่มทำโครงการที่ได้รับมาทันทีโดยที่ไม่มีการวางแผนใดๆเลย มันอาจทำให้โปรเจกต์นั้นๆเกิดความผิดพลาดมากมายก็เป็นได้ ซึ่งการจัดการโครงการ เป็นกระบวนการวางแผน การติดตามการดำเนินงาน และการสั่งงานให้กับทีมให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น Project Managment จึงจำเป็นในทุกธุรกิจ ส่งผลให้ต้องมีตำแหน่ง Project Manager เกิดขึ้น เพื่อช่วยจัดการทรัพยากรทั้งคนและวัสดุให้เหมาะสมกับแต่ละโครงการ 

ทำไม Project Manager ถึงสำคัญ?

Project Manager คือ ผู้ที่รับผิดชอบโดยรวมในการวางแผนและดำเนินโครงการ  ตั้งแต่การเริ่มต้นโครงการไปจนถึงการส่งมอบโครงการ  โดยจะจัดการทุกด้านของโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสิ้นและส่งมอบให้กับลูกค้าภายในเวลาที่กำหนด การมี Project Manager ในบริษัทสามารถช่วยทำงานในโครงการได้หลากหลายด้าน ดังนี้

1. การสื่อสารคือ “กุญแจ”

 การสื่อสารในการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่อาจมีผลอย่างมากต่อประสิทธิภาพของทีม การมีผู้ช่วยสื่อสารงานในทีมและระหว่างทีม จะทำให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายตรงกัน หรือหากเกิดการผิดพลาดจะช่วยให้เกิดการสื่อสารได้รวดเร็ว และยังช่วยให้เกิดการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ

2. มีการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

Project Manager จะช่วยจัดการทีมงานในโครงการ ว่าในโครงการนั้นๆควรมีตำแหน่งไหนบ้าง ใช้สมาชิกในทีมกี่คน คนไหนควรทำหน้าที่อะไรให้เหมาะสมในแต่ละโครงการ รวมถึงการจัดการงบประมาณ เครื่องมือ ระยะเวลาดำเนินงานและอื่นๆ แน่นอนว่าเมื่อมีการวางแผนที่ดีทั้งในเรื่องของทีมและการใช้ทรัพยากรอื่นแล้ว จะช่วยให้โครงการบรรลุเป้าหมายที่ง่ายขึ้น

3. ผลผลิตที่สูงขึ้น

ด้วยการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ทำให้ทีมงานโปรเจกต์สามารถทำงานให้เสร็จได้ในเวลาอันรวดเร็ว ส่งผลให้มีเวลาเหลือมากพอที่จะเพิ่มผลผลิตได้สูงขึ้น

4. ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

การรักษาลูกค้าถือว่ามีความสำคัญมากกว่าการหาลูกค้าใหม่ การมีแผนงานที่ดีและเป็นระบบจะทำให้ลูกค้ารู้สึกพึงพอใจและเต็มใจกลับมาร่วมโครงการอื่นๆในธุรกิจของคุณ ทั้งอาจช่วยแนะนำองค์กรของคุณไปยังลูกค้ารายอื่นๆอีกด้วย

5. ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น

เมื่อคุณเพิ่มฐานลูกค้า ธุรกิจของคุณจะสามารถได้รับเงินทุนเพิ่มขึ้น ซึ่งสามารถใช้ขยายธุรกิจและจ้างผู้มีความสามารถใหม่ๆได้

6. การยอมรับความเสี่ยงที่สูงขึ้น

การวางแผนที่เหมาะสม หมายความว่าคุณพร้อมที่จะรับมือกับเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงซึ่งอาจส่งผลเสียต่อโครงการของคุณ รวมถึงการรับมือเมื่อเกิดการผิดพลาดในกระบวนการทำงาน

7. สร้างแรงจูงใจ

ด้วยความสำเร็จอย่างต่อเนื่องและประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้ทีมและพนักงานมีความมั่นใจมากขึ้น ผู้จัดการโครงการที่ดีจะสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีม โดยสร้างแรงจูงใจและให้รางวัลแก่ทีมงานชั้นยอดเป็นประจำเพื่อให้ทุกคนมีแรงจูงใจ

8. การวางแผนที่ดีขึ้น

การวางแผนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น เป็นการวางรากฐานสำหรับโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้ง่าย ขั้นตอนสำหรับแผนโครงการควรกำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น

• เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

• ขอบเขตโครงการ

• ระยะเวลาของโครงการ

แผนการเหล่านี้อาจยุ่งยากในระยะเริ่มต้น แต่หากถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานแล้ว จะช่วยให้ทุกคนเข้าใจข้อตกลงกับข้อกำหนดของลูกค้าได้ตรงกัน

9. การควบคุมคุณภาพ

Project Manager ส่วนใหญ่อยู่ภายใต้แรงกดดัน เพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลา เมื่อเกินกำหนดเวลา อาจทำให้งานส่วนอื่นช้าไปด้วย ส่งผลให้งานมีคุณภาพต่ำ Project Manager มักจะใช้ทักษะวิธีการต่างๆ เช่น Agile มาช่วยให้ในกระบวนการโดยการสร้างขั้นตอนแยกต่างหากสำหรับการตรวจสอบและทดสอบในทุกขั้นตอน ทำให้เกิดการควบคุมไทม์ไลน์และทรัพยากรที่ดีได้

10. เรียนรู้ข้อผิดพลาด

วิธีการจัดการโปรเจกต์ในขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ เช่น Scrum ถือเป็นหนึ่งวิธีที่ Project Manager นำใช้เพื่อให้เรียนรู้สิ่งที่ผิดพลาดตลอดการดำเนินโครงการ โดยมีเอกสารที่บันทึกไว้อย่างถูกต้อง ช่วยให้ติดตามกิจกรรมทั้งหมดได้ ทำให้ทีมเรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการ เพื่อนำไปใช้กับโครงการในอนาคต 

จะเห็นได้ว่าตำแหน่ง Project Manager มีผลต่อความสำเร็จของโครงการอย่างมาก หากจัดการโครงการได้ไม่ดีอาจส่งผลให้โครงการล้มเหลว นั้นหมายถึงการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจนทำให้ลูกค้าเสียความเชื่อมั่นและอาจทำให้ธุรกิจของคุณขาดทุนได้ หากคุณกำลังมองหาผู้จัดการโครงการที่ดีอยู่ล่ะก็ ทาง EscendeX มีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมช่วยดูแลโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มจนสำเร็จตามเป้าหมายได้ 

สอบถามเพิ่มเติม ติดต่อได้ที่
E-mail: contact@escendex.com
Blockdit: https://www.blockdit.com/escendex
Facebook: https://www.facebook.com/EscendeX
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/escendex
Medium: https://medium.com/@escendex